ASSISTANT D'EQUIPE PRODUCTION H/F

Introduction

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Pantin (93) un.e Assistant.e d'équipe Production pour un remplacement congé maternité de longue durée.

Ce poste est à proximité de la station Hoche, ligne 5 + quelques minutes à pied.

Vous êtes prêt.e à rejoindre une structure à forte renommée, sur un poste très polyvalent.

Alors ce poste est fait pour vous !

Mission

Gestion des déplacements et évènements
- Organiser les planning
- Organiser les déplacements (réservation voiture, avions, hôtels …) selon la politique du groupe
- Organiser les évènements du site (séminaire, fêtes des ateliers, restaurant d’équipes …)
- Réaliser les demandes d’avance si nécessaire, récupérer les notes de frais et réclamer les impayés
- Réaliser un point mensuel avec la comptabilité pour faire un bilan des avances et frais, et régulariser si nécessaire

Suivi de production
- Saisir les arrêts maladie
- Régulariser des pointages des employés et artisans sur le site dans les systèmes informatiques (ADP, Quartis…)
- S’assurer que les systèmes soient à jour de ces données pour la clôture de fin de mois
- Récupérer tous les éléments nécessaires pour la mise en forme et la diffusion d’un reporting mensuel du site

Accueil des nouveaux arrivants
- S’assurer que les nouveaux arrivants aient tout le matériel nécessaire à leur arrivée, et faire les demandes au préalable (ordinateur, téléphone, fournitures, outils de travail …)
- Organiser les planning d’intégration des nouveaux quand cela est nécessaire
- Fournir à chaque artisan un vestiaire, s’assurer qu’il y ait suffisamment de vestiaires fermant à clés pour tous les artisans

Gestion des agendas
- Organiser les réunions de son responsable hiérarchique
- Peut être amené à planifier des réunions pour les autres membres du Cosite (après validation de son responsable hiérarchique)

Gestion des visites, évènements groupe et affichage & communication sur le site
- Organiser les visites sur le site
- Gérer les évènements groupe (visites podium, parcours d’adresse …), centraliser les inscriptions en faisant le lien avec les différents responsables de service du site
- S’assurer que les informations sur les tableaux d’affichages soient à jour

- Organiser les évènements liés à la vie du site (Pots de départ, fête des Ateliers, Petits déjeuners, Pots d’accueil, café ateliers etc…)

Gestion des commandes
- Gérer les consommables du site, en lien avec les services Production et Maintenance, et en utilisant les outils mis à disposition (COUPA, comptes clients …)
- S’assurer que les factures correspondent aux commandes
- Réaliser un point mensuel des frais engagés vs budget

HSE
- Mettre à disposition des salariés le cahier des bénins, vérifier qu’il soit bien renseigné et en envoyer une co à l'infirmière une fois par semaine

Informatique/téléphone
- Faire le lien avec le service informatique, pour s’assurer que le matériel informatique (pc, écran salle de réunion, tél …) du site soit en état de fonctionnement
- S’assurer que les bornes soient en nombre suffisant et en état de marche, le cas échéant être le relais entre le technicien informatique et le site

Votre profil

De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience de minimum 2 ans en Assistanat d'équipe ou de Direction.

La connaissance de l'outil ADP serait un plus.

Une appétence pour les Ressources Humaines serait également fortement appréciée.

Vous êtes reconnu.e pour votre qualité relationnelle et votre sens du service et de la confidentialité ;

- Nous apprécierons également votre autonomie et votre force de proposition ;

L'anglais n'est pas nécessaire sur ce poste.

Avantages :
Poste non cadre ou cadre à définir
35H50 par semaine

Horaires variables : 8H00/8H30 à 17H00/18H00

Ce poste ne propose pas de Télétravail.

Mission d'intérim à pourvoir immédiatement jusqu'à fin 2024.

Processus de recrutement: Rapide! vous rencontrerez la consultante FED OFFICE en charge du poste ( si ce n'est pas déjà fait!), puis la RRH et un membre de son équipe !


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