Chargé(e) de Facturation F/H
Introduction
Vous êtes à la recherche d'une nouvelle opportunité dans un cabinet d'avocat reconnu. Vous souhaitez évoluer dans un cadre international.
Nous sommes Fed finance, cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers comptables et financiers et nous recherchons aujourd'hui un(e) assistant(e) facturation F/H en CDI.
Mission
Rattaché(e ) à la responsable de l’équipe Facturation, vous serez en charge des missions suivantes :
Vous serez en charge des missions suivantes :
- Contrôle de la conformité des dossiers aux engagements financiers convenus avec les clients (lettre d’engagement, application des taux, remises, suivi du budget, rythme de facturation, langue de rédaction de la facture et sa liste de diligences, …).
- Edition/suivi régulier (hebdomadaire) de l’état des encours (wip) de chaque dossier de telle sorte qu’il corresponde fidèlement, à tout moment, aux montants restant à facturer sur le dossier. Préparation des recommandations en vue de la facturation du mois à venir.
- Contrôle qualité de la saisie des temps dans les dossiers concernés : contrôle des dates de mises à jour, imputation sur les dossiers adéquats, et modification le cas échéant.
- Suivi des règlements de prestataires impliqués dans les dossiers puis de leur refacturation aux clients.
- Préparation des notes d’honoraires en tenant compte des éventuelles spécificités pour les clients concernés (e-billing, n° de bons de commande, respect des process, relecture de tous les temps et leurs descriptifs afin de vérifier la cohérence de la facture, préparation de projets de listes de diligences synthétiques, nombreuses mises à jour des factures suite aux échanges avec les collaborateurs, …) et en fonction des exigences des dossiers spécifiques au Département/Associés (confidentialité renforcée des libellés ou des descriptifs…).
- Envoi de la facture au client en lien avec l’associé ou le département facturation (plateformes) selon le mode de réception du client. Suivi de la bonne réception des honoraires.
- Suivi du recouvrement des sommes, en lien avec le département facturation, dans le cadre de la procédure de recouvrement du cabinet, et avec l’associé. Dans le cadre de la procédure du cabinet, si besoin, édition, sous le contrôle de l’avocat responsable, des relances adaptées selon les clients en vue d’assurer un recouvrement efficace des impayés.
- Identification des interlocuteurs privilégiés et des processus de relance en fonction des « Billing Policy » de chaque client.
- Gestion des documents liés à la facturation : classement et enregistrement comptable des factures, organisation des dossiers informatiques.
- Participation à la préparation des présentations concernant l’activité financière du Département et édition, si nécessaire, des reportings d'activité sur la gestion des encours et impayés, en lien avec le département Facturation.
- Echanges réguliers avec les différents interlocuteurs pour être force de proposition sur l’organisation générale de l’activité pour optimiser la performance.
- Référent de l’équipe concernant les logiciels Intapp Time et SECIB Néo (extraction des temps, correction lors d’une erreur, informations sur les heures travaillées et les montants correspondants).
Votre profil
Vous êtes titulaire d'un DUT/BTS en gestion ou comptabilité et avez une expériences de 3 à 5 ans d'assistant facturation en cabinet d'avocats.
Vous avez une expérience en gestion électronique des documents (File site)
Vous maitrisez le pack Office et avez déjà travaillé sur le logiciel SECIB.
Vous êtes opérationnel(le) en anglais à l'oral et à l'écrit.
