1. Gérer les paies et les déclarations fiscales
Le gestionnaire de paie occupe un rôle important au sein d’une entreprise. D’une part car, comme l’intitulé de son poste le laisse comprendre, il est chargé de la bonne tenue et du traitement des fiches de paie de tous les collaborateurs.
Il doit collecter toutes les informations relatives à chaque salarié afin de calculer la bonne rémunération de chacun. Il doit donc tenir compte des congés, des absences, des arrêts maladies, des heures supplémentaires ou des promotions.
Pour ce faire, il doit maîtriser un logiciel de paie, avec lequel il édite les fiches de paie, en veillant au bon respect des différentes lois et réglementations qui encadrent le travail, et la politique RH de l’entreprise. Au moment de calculer la rémunération de chaque salarié, il doit non seulement tenir compte de la législation sociale en vigueur mais aussi de la grille de salaires fixée par la convention collective.
Cela implique aussi de tenir à jour les différents documents réglementaires et légaux. Si ce professionnel est suffisamment expérimenté, il peut être amené à chercher des solutions visant à optimiser le système d'information de paie.
Pour autant, les missions du gestionnaire de paie ne s’articulent pas seulement autour des salaires des collaborateurs. Il doit également établir toutes les déclarations fiscales et sociales de l’entreprise, comme les cotisations patronales et salariales. Il est amené à traiter avec diverses structures telles que l’URSSAF, Pôle Emploi, la mutuelle ou encore la caisse de retraite.
2. Assurer la gestion administrative
Autre bonne raison de recruter un gestionnaire de paie au sein de son entreprise : ce professionnel est capable d’assurer la gestion administrative en rapport avec le personnel.
Plus clairement, le gestionnaire de paie s’occupe des différentes formalités administratives liées à l’embauche ou au départ des collaborateurs. Cela consiste, par exemple, à la collecte de documents nécessaires à l’arrivée d’un nouveau salarié, comme son relevé d’identité bancaire, ses diplômes ou certaines attestations.
Les missions du gestionnaire de paie peuvent également impliquer la rédaction des contrats de travail ou, à l’inverse, d’une rupture conventionnelle. Il peut aussi gérer les différentes procédures d'affiliation aux organismes de retraite ou de mutuelle, si besoin. Également, en cas de départ, ce professionnel peut être amené à calculer les indemnités du collaborateur et son solde tout compte.
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3. Effectuer des missions de ressources humaines
Sans parler de remplacer tout le travail des RH, un gestionnaire de paie peut aussi assurer certaines missions de ressources humaines pour l’entreprise. Par exemple, en élaborant des tableaux de bord ou différents documents concernant la masse salariale, ou les entrées et sorties.
Le gestionnaire de paie peut également être amené à préparer les entretiens d’embauche et accompagner les collaborateurs au quotidien, dans leur vie au sein de l’entreprise. S’il dispose des compétences requises, le gestionnaire peut gérer les charges sociales, en les contrôlant et en les déclarant.
Enfin, il est à noter que si le gestionnaire de paie évolue au sein d’une entreprise comptant plus de 300 salariés, il peut établir un bilan social. Il s’agit d’un document recensant toutes les informations et données des trois dernières années, permettant d’obtenir une vue d’ensemble fiable de la santé de l’entreprise.
4. Quelles sont les qualités d’un gestionnaire de paie ?
Comme détaillé ci-dessus, recruter un gestionnaire de paie permet d’intégrer un élément polyvalent au sein d’une entreprise. Ses connaissances en matière de législation sociale et de réglementations propres au secteur d’activité se montrent déterminantes au quotidien. De plus, le gestionnaire de paie est capable de maîtriser des logiciels de paie, tout comme ceux de SIRH.
C’est aussi un professionnel méthodique disposant d’une grande rigueur. Des qualités nécessaires pour mener à bien les importantes tâches administratives qu’il doit réaliser, d’autant qu’il occupe un poste sensible qui requiert beaucoup de discrétion.
Il dispose également d’un très bon sens du relationnel, puisqu’il est amené à échanger fréquemment avec tous les collaborateurs, salariés comme dirigeants, mais aussi avec des structures externes à l’entreprise, comme les organismes sociaux.
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