Office manager et Responsable de formation

Introduction

Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Paris (Ouest), un Office manager .

Mission

Au sein d'une équipe de direction composée du Président et de la secrétaire générale, vos missions s'articuleront autour de 3 axes principaux.
1)Office Manager :
-Commande de fournitures diverses (café, boissons, fournitures de bureau)
-Gestion logistique des locaux
-Accueil clients, gestion du courrier et des agendas
-Prises de rendez-vous, gestion des voyages et déplacements (billets d’avion, train, etc.…)
-Organisation des réunions

2)Assistanat de la Secrétaire Générale :
-Aide à la mise en place de la digitalisation (dont logiciel Axonaut)
-Gestion du suivi des formations en interne pour les salariés
-Liaison avec le Cabinet comptable ( factures, notes de service)

3)Responsable Administratif(e) des formations :
-Gestion des formations selon Qualiopi (formation en interne sur un logiciel)
-Organisation des séminaires et formations

Votre profil

De niveau Bac+2 minimum
Vous avez au moins 5 ans d'expérience dans un poste d'Assistant(e) polyvalent(e) ou similaire, idéalement dans le secteur du conseil.


SAVOIR-FAIRE :
-Connaissance des outils bureautiques Word Excel PPT et Outlook
-Excellentes capacités de rédaction
-Anglais : savoir tenir une conversation, prises de RDV écrit et oral de bureau (niveau B1 du CECRL).
-Connaissances en comptabilité et gestion



SAVOIR-ÊTRE :
Sens de l’organisation : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue.

Communication : Sens de la communication et du relationnel

Rigueur : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies sans réaliser d’erreur, et à transmettre des informations avec exactitudes.

Polyvalence : Capacité à s’adapter à des situations et personnalités variées et à s’ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes et des valeurs propres à l’entreprise.

Réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d’urgence / d’importance.


Pratique ou sensibilité au développement personnel/connaissance de soi.


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