L’onboarding ne se limite pas au premier jour : c’est un processus stratégique qui peut durer jusqu’à six mois.
Dans ce nouvel épisode de Voix de recruteurs, le cabinet Fed Human prend possession de l’émission.
Sébastien Charmille, Directeur IDF du cabinet Fed Human (métiers des ressources humaines et de la paie), reçoit Raphaele Seror-Hayat, fondatrice de RH2 Dev - conseil et formation management.
Ensemble, ils abordent un sujet majeur : l'onboarding.
Loin d’être une simple formalité administrative, l’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur ne doivent pas être pris à la légère.
A travers l’entretien, Raphaële partage tout ce qu’il faut savoir pour réussir cet exercice.
Ecoutez sans plus attendre tous ses tips !
Pourquoi l’onboarding est-il un sujet stratégique ?
L’onboarding, c’est l’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur. Raphaële Seror-Hayat rappelle que l’enjeu dépasse la simple formalité administrative : un onboarding bien mené accélère la montée en compétences, ancre la culture d’entreprise, réduit le risque de départ précoce et crée de l’engagement. Des chiffres-clés le confirment : jusqu’à 50% des recrutés envisageraient de partir dans le premier mois si l’accueil est défaillant.
Quand commence l’onboarding ?
Pour Raphaële, l’onboarding commence en amont. Dès la signature de l’offre, l’entreprise doit engager la relation : informer, anticiper les besoins (bureau, accès, matériel) et rester en contact sans mettre de pression. Un bon suivi avant l’arrivée (un message, une visite informelle, un déjeuner d’équipe avant le premier jour) réduit l’anxiété et crée le sentiment d’être attendu.
Les erreurs qui plombent l’intégration (et comment les éviter)
Raphaële signale plusieurs écueils récurrents :
- Arrivée sans poste de travail ni accès IT : planifiez la logistique en amont et préparez une check-list technique obligatoire
- Silence radio pendant le préavis : entretenez le lien entre messages réguliers et invitations sociales
- Promesses non tenues révélées à l’arrivée (structure en redressement, N+1 absent…) : misez sur la transparence durant le recrutement
- Posture d’arrivée maladroite du collaborateur (trop critique ou trop passif) : préparer le nouveau et le manager.
Bonnes pratiques rapides : préparer le poste, contacter le futur collaborateur 2-3 fois pendant le préavis, prévoir un planning d’arrivée détaillé et organiser au moins deux déjeuners la première semaine.
La méthode efficace en 5 étapes
Raphaële propose un cadre simple et opérationnel :
1. Anticiper
- Préparer l’environnement (bureau, accès, licences, comptes) ;
- Prévenir l'équipe et planifier le planning des premiers jours ;
- Envoyer un welcome pack ou l'agenda du jour J.
2. Accueillir
- Accueillir dès l’entrée, présenter les équipes, organiser une visite des locaux ;
- Prévoir des moments informels (déjeuner d’équipe) pour accélérer la socialisation.
3. Expliquer
- Donner du sens : pourquoi les choses sont faites ainsi ;
- Proposer des immersions terrain (ex. : stage ouvrier pour les postes siège) pour comprendre le produit ou les process.
4. Accompagner
- Mettre en place des points réguliers du manager (1 semaine, 1 mois, 3 mois) ;
- Proposer des formations opérationnelles ciblées ;
- Réfléchir au binômage ou coaching si nécessaire.
5. Suivre
- Organiser un rapport d’étonnement (au bout d'un à deux mois) pour capter l’œil neuf ;
- Calendrer un point de sécurisation entre 2 et 6 mois selon la complexité du poste.
Le rapport d’étonnement : un outil puissant
Le rapport d’étonnement transforme l’observation du nouveau en levier d’amélioration. Raphaële propose des questions simples :
- « Qu’est-ce qui vous a surpris à votre arrivée ? »
- « Quelles décisions vous paraissent difficiles à prendre ici ? »
- « Si vous aviez une baguette magique, que changeriez-vous ? »
Récolter ces retours avec bienveillance permet d’ajuster l’onboarding et, parfois, la stratégie de l’entreprise.
Posture du manager et posture du nouveau : les deux leviers
- Managers : préparer, être disponible, poser des rendez-vous, écouter sans juger.
- Nouveaux : poser des questions, accepter d’apprendre, éviter l’effet « sauveur » la première semaine.
L’onboarding n’est pas un coût : c’est un investissement business. En organisant l’arrivée de manière structurée, de l’anticipation au suivi, les entreprises gagnent en engagement, en productivité et limitent le turnover.
FAQ
1. Combien de temps dure un onboarding efficace ?
Selon Raphaële, l’onboarding peut durer de 2 à 6 mois selon la complexité du poste.
2. Faut-il contacter le candidat pendant son préavis ?
Oui : un contact régulier (message, invitation) rassure sans mettre de pression.
3. Quelles sont les premières actions logistiques incontournables ?
Préparer le poste, vérifier les accès IT, fournir le matériel et partager l’agenda du jour J.
4. Qu'est-ce qu'un rapport d'étonnement ?
C’est un compte-rendu du nouvel arrivant sur ce qui l’a surpris ou dérangé. C'est un outil précieux pour améliorer l’organisation.
5. Comment rattraper une mauvaise première impression ?
Par des feedbacks réguliers, un accompagnement ciblé et la capacité du collaborateur à se remettre en question. L’aide d’un coach RH peut accélérer la réintégration.
Pour aller plus loin
- L'entretien visio : les do et don't
- Les recruteurs sont-ils vraiment vos alliés ?
Fed Group donne aussi de la voix...
- Aux soignants, dans notre podcast "Voix des soignants"
- Aux entrepreneurs du droit, dans notre podcast "Voix d’entrepreneurs du droit"
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